El 17 de marzo de 2025 el Registro Civil Consular español en La Habana pasará a llamarse Oficina Consular del Registro Civil de La Habana, en virtud de la entrada en servicio efectiva de la aplicación informática DICIREG. A partir de ahora, este registro operará de forma íntegramente electrónica, como parte de un proceso paulatino de transición digital por la Ley 6/2021.
¿Qué significa la entrada en funcionamiento de DICIREG en el consulado español en Cuba? ¿Cómo impacta en los servicios del registro civil que opera en el mismo, especialmente en la emisión de certificados de nacimiento para DNI? En este texto, Periodismo de Barrio explica las ventajas que aporta, y los trámites a los que da acceso.
¿Qué es DICIREG?
DICIREG es la abreviatura de Digital Civil Registry, un proyecto del Ministerio de Justicia español para cumplir con la Ley 20/2011 de Registro Civil. Su objetivo es transformar el Servicio Público de Justicia para que sea más accesible y eficiente al poder tramitar los expedientes por medios electrónicos, ofrecer toda la información de forma digital y posibilitar el acceso telemático a este servicio mediante identificación electrónica.
En su página web, el Ministerio de Asuntos Exteriores español explica que DICIREG es “la plataforma digital adaptada al nuevo modelo de Registro Civil previsto en la Ley del Registro Civil de 2011, supone un cambio de paradigma con el que se pasa de los tradicionales Libros físicos a un Registro Civil único y totalmente digitalizado”. Si bien el sistema se comenzó a implementar paulatinamente en los registros civiles de España desde septiembre de 2021, no fue hasta mediados de 2024 que llegó a los consulados españoles, siendo los primeros los de Helsinki, Manchester y Amán, y para finales de año ya estaba implementado en 35 oficinas consulares. El Ministerio tiene como objetivo que para finales de 2025 esté disponible en toda la red consular de España.
¿Qué modificaciones introduce su implementación en el proceso de emisión de certificados de nacimiento?
Con la implementación de DICIREG, el Ministerio de Justicia español realizó un cambio de paradigma, pasando de un Registro Civil basado en hechos (distintos asientos para nacimientos, matrimonios, defunciones, etc.) a un Registro Civil basado en personas. ¿Cómo lograrlo? Generando un código personal único para cada individuo. Este código se genera con el primer asiento (típicamente el certificado de nacimiento) y será único e inalterable durante la vida de esa persona. Para generar el código, DICIREG enlaza las bases de datos del Registro Civil con las de la Dirección General de la Policía, de forma tal que dentro del código ya se incluye el número del futuro DNI que se emitirá, siempre que el inscrito sea español en ese momento. Con este código, será posible vincular todos los asientos de trámites futuros, para acceder a ellos de forma inmediata y agilizando trámites.
Hasta ahora, todas las inscripciones de nacimiento emitidas por el consulado español en La Habana seguían el formato tradicional: una plantilla con secciones en blanco a completar a mano por el funcionario del Registro Civil Consular, indicando el tomo y página donde quedaba asentado el registro.
Formato tradicional de las inscripciones de nacimiento emitidas por un registro civil español antes de la implementación de DICIREG. Estos documentos eran completados a mano y referenciaban libros físicos mediante tomos y páginas.
Para obtener su DNI en España, los ciudadanos españoles nacidos o nacionalizados en Cuba, por ejemplo, que recibieron o reciban este documento hasta el 17 de marzo de 2025, deberán solicitar una certificación literal de nacimiento, que el Ministerio de Justicia emite una sola vez y que tiene validez por seis meses. Típicamente este tarda varias semanas en llegar de forma física, y de no ser usado en su período de vigencia, puede ocasionar problemas, ya que no es posible obtenerlo una segunda vez. La razón de esta limitante es que la inscripción de nacimiento asentada en el consulado tiene una copia en el Registro Civil Central de Madrid y, con el modelo antiguo, debe anotarse manualmente en el libro, indicando “Librada certificación para DNI”, con la fecha de emisión.
Sello de certificación para DNI en una inscripción de nacimiento emitida por n registro civil español. Hasta la llegada de DICIREG, estas anotaciones manuales registraban la expedición única del certificado necesario para obtener el DNI.
Una vez se tiene el certificado literal de nacimiento, para obtener un DNI es necesario tramitarlo en España. Para ello típicamente las personas primero deben empadronarse, y luego acudir a una oficina de la Policía Nacional, donde se asigna en ese momento un número de DNI.
Con la implantación de DICIREG, el formato del certificado de nacimiento ha cambiado, y ahora se emite en su modalidad literal de forma digital, listo para imprimir. En dicho documento ya no se incluyen tomo y página, sino número de asiento y el código personal del registro individual del inscrito, cuyos últimos nueve dígitos se corresponderían con el DNI. Es decir, ya no se emite para los inscritos con el nuevo sistema un “certificado de nacimiento para DNI”. No existirá tal mención, será suficiente llevar un certificado literal de nacimiento expedido en los seis meses anteriores a la tramitación del DNI, y la persona podría solicitar otro sin limitación de no utilizarlo en ese período.
Captura de una certificación literal de inscripción de nacimiento generada electrónicamente a través del sistema DICIREG del Registro Civil español. Imagen: tomada del sitio web de legalteam.es
En el apartado relativo a la emisión de DNI de la página web del Ministerio del Interior, queda confirmado que estos nuevos certificados literales de nacimiento ya no tienen la limitante de expedición de una única vez:
Extracto informativo sobre la validez de certificaciones literales de nacimiento para trámites de DNI, destacando la excepción aplicable a los documentos generados con DICIREG.
¿Es posible obtener un DNI sin empadronarse en España?
La respuesta es sí. Pero se tramita en territorio español.
La implantación de DICIREG no es retroactiva, por tanto todas aquellas personas que ya tienen un certificado de nacimiento español en el formato tradicional, están sujetas a los trámites habituales. Sin embargo, representa un importante avance para los nuevos ciudadanos en cuanto a sus derechos.
Se recomienda que los españoles residentes en el extranjero que no tengan DNI y planeen viajar a España realicen este trámite. La falta de DNI puede generar inconvenientes al completar formularios en línea ya que, en muchos casos, estos no aceptan el pasaporte español como identificación válida.
La forma más habitual es empadronarse en España y, una vez realizado este paso, solicitar el DNI. Sin embargo, son conocidos los casos en los que algunos ayuntamientos españoles apuran los tres meses de plazo para resolver las instancias padronales (otros lo dan en el acto), ocasionando una angustiosa espera del certificado de empadronamiento para obtener el DNI, con el certificado de nacimiento cerca de caducar.
Con el nuevo certificado de nacimiento emitido por DICIREG, incluso si el empadronamiento demora, no es un problema, ya que se puede volver a solicitar. Pero tanto para ellos, como para quienes tienen el certificado de nacimiento literal emitido una única vez, hay una alternativa.
El Ministerio del Interior español indica en su web que los ciudadanos españoles que residen en el exterior pueden presentar, al solicitar por primera vez su DNI, en lugar del empadronamiento en territorio español, un certificado de acreditación de residencia expedido por la Representación Diplomática o Consular en donde figure inscrito/a. El resto de la documentación a presentar es la misma. De esta forma, se emite un DNI con la dirección del país donde reside el ciudadano.
Agilizando la obtención del DNI durante la primera visita a España, se logra evitar el limbo burocrático de un empadronamiento retardado o un certificado de nacimiento literal vencido, así como gestionar un certificado digital para poder realizar telemáticamente sus trámites con la Administración española.
Si un español residente en el exterior con DNI trasladase su residencia legal a España empadronándose en cualquier ayuntamiento, tan solo tendría que renovar el DNI por cambio de domicilio una vez tenga el certificado de empadronamiento, tratándose de una expedición exenta del pago de la tasa.
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